Flexibilität & Visual Thinking im Büro der Zukunft

„Das analoge Schreiben ist kein Auslaufmodell“, sagt Dennis Kopaß, Senior Marketing Manager bei Legamaster. Im Interview erklärt der Experte die Art und Weise, wie sich die Bürolandschaft verändert und warum und wie der Einzelhandel sein Portfolio anpassen muss.

Wo steht die Arbeitswelt aktuell?
Sie befindet sich in einer Umbruchphase. Erstmalig sind vier Generationen zur gleichen Zeit werktätig – von den Babyboomern über die Generation X (1965–1979) und die Millennials, kurz: Generations Y, bis zur Generation Z der „Digital Natives“ (1995 plus). Ab 2020 werden mehr als 50 Prozent der Arbeitnehmer den beiden jüngeren Generationen angehören. Für die Generation Z sind digitale Medien unverzichtbare Bestandteile des Lebens, und Unternehmen jeder Größe sind stark aufgefordert, ihr ein attraktives Arbeitsumfeld zu bieten. Deutlich äußert sich der Wandel, indem die klassische Abteilungsarbeit sowie das Einzel- oder Doppelbüro mehr und mehr von dem Open Space-Konzept abgelöst werden. ‚Offener Raum‘ meint kollaborationsfreundliche Arbeitsumgebungen, in denen Teams auch außerhalb der Abteilung in interdisziplinären Teams zusammenarbeiten können. Viele in Deutschland ansässige Konzerne gestalten ihre Bürolandschaften inzwischen nach diesem erfolgreichen Konzept. Fortschrittliche Impulse gehen jedoch nicht nur von den großen Firmen aus, auch kleine und mittlere Betriebe überdenken derzeit stark die Gestaltung ihrer Arbeitswelt. Alle Unternehmen profitieren hier vom Design Thinking, also einer Methode die sich an agilen, schnell beweglichen Prozessen orientiert und die entsprechende Ausstattung der Büroräume erfordert.

Wie wird demnach das Office 4.0 aussehen?
Statt des klassischen Konferenzraums werden mehrere kleinere flexible Räume nutzbar sein, darunter optisch abgetrennte Besprechungsecken und smarte Areale, die auch mal spontan für ein informelles Meeting genutzt werden können. Schon heute findet man in zahlreichen Unternehmen so genannte ‚Huddle Rooms‘, in denen sich kleine Teams für schnelle, unbürokratische Meetings zurückziehen. Ausgestattet mit Flipchart oder einer raumhohen beschreibbaren Wand, dazu Stehtisch und ein paar Hocker, entspricht der Raum ganz seinem informellen Charakter. Schon heute helfen Thinktanks die Kreativität zu fördern und Problemlösungen voranzubringen – und damit die Unternehmensbereiche, die von den Ergebnissen betroffen sind, teilhaben, werden auch später Visualisierungen, etwa an hochfrequentierten Schreibwänden, elementar bleiben. Der Virtual Desktop, das heißt, von jedem Schreibtisch im Unternehmen und von überall auf den persönlichen virtuellen Arbeitsplatz zugreifen zu können, ist im Büro der Zukunft längst Normalität geworden.

Die Generation Z will Struktur, sich wohlfühlen und sich selbstverwirklichen – und sie sagt selbstbewusst Nein zum Großraumbüro. Was machen die Open Spaces anders?
Das Konzept hat mit dem klassischen Großraumbüro, wo man von vorne bis hinten durchschauen kann, fünf Reihen mit 20 Schreibtischen, wenig zu tun. Dafür gibt es auf einer relativ großen Fläche ‚Teaminseln‘, wo alle Arbeitsplätze zum Tageslicht hin ausgerichtet sind – niemand sitzt mehr wie früher mitten im Raum unter der Neonröhre. Unverzichtbar sind nun Wohlfühlzonen und Design Thinking-Bereiche, in denen man kreativ sein kann. Agiles Projektmanagement findet hier seine optimale Umgebung. Auch hinsichtlich der Akustik stehen Open Spaces für fortschrittliches Design Thinking, etwa mit den neuen wandfüllenden Whiteboards und Pinboards, die zusätzlich den Schall mindern. Arbeitsumgebungen können uns das Gefühl von Zuhause und Zugehörigkeit vermitteln. Dieser Trend des ‚Wellbeings‘ setzt neue Maßstäbe, verbringt man im Büro doch oft mehr Zeit als in den eigenen vier Wänden.

Das deutsche Arbeitsministerium will das Homeoffice gesetzlich verankern. Doch ist dieses Arbeitsmodell für die jüngeren Generationen noch attraktiv?
Nur Homeoffice sicher nicht. Was viele wollen, ist eine Mischung aus Büropräsenz und Homeoffice, was in Unternehmen, die es so ihren Mitarbeitern ermöglichen, in der Regel auch funktioniert.

Welchen Stellenwert hat das Thema Visualisierung in der Arbeitswelt von morgen und was brauchen wir dafür?
Einen sehr hohen Stellenwert, das sagen Studien voraus. Hintergrund sind die neuen Methoden des agilen Projektmanagements, die sich zu denen des klassischen Projektmanagements um vieles beweglicher und damit schneller und effizienter darstellen. Unternehmen setzen zunehmend darauf, denn agiler denken heißt auch schneller reagieren zu können. Wie es funktioniert? Typisch für das Agile Projektmanagement ist, dass zum Projektstart das Ziel nicht vollständig ausgeplant wird und somit vom Team permanent den Kundenanforderungen und geänderten Rahmenbedingungen angepasst werden kann – im Übrigen ein Vorgehen, das die Generation Y bereits an der Universität gelernt hat. Visualisierung ist das zentrale Thema des Agilen Projektmanagements. Allgegenwärtig sind beschreibbare Wandflächen, wo Ideen und Projektfortschritte gesammelt und festgehalten werden.

Könnte die analoge Visualisierung nicht irgendwann ins Hintertreffen geraten?
Zwar wird die Digitalisierung weiter voranschreiten, aber sie wird das analoge Schreiben mit dem Stift keineswegs ablösen. Vielmehr werden digitale und analoge Visualisierung nebeneinander bestehen und sich gegenseitig unterstützen. Kurz, es wird in Zukunft eine friedliche Koexistenz herrschen, davon sind wir überzeugt.

Welche Auswirkungen haben die genannten Entwicklungen und Prognosen auf den Einzelhandel?
Das Produktsegment ‚Moderieren und Präsentieren‘ verzeichnet ein klares Wachstum. Ein Grund ist sicher der enorme Zuwachs an Büroflächen in Deutschland. Whiteboards und Schreibflächen werden markant nachgefragt und sind mehr als nur ein Trendthema. Dem Einzelhandel kann dieses Segment zur Stärkung seines Umsatzes dienen.

Welche visuellen Kommunikationsprodukte und -lösungen bietet Legamaster?
Legamaster bietet rund 1.500 Produkte – Präsentationsequipment für den professionellen Einsatz. Unser Portfolio umfasst zum einen Whiteboards, mobile Glasboards und Flipcharts sowie Schreibzubehör, zum anderen digitale Lösungen, beispielsweise interaktive Touch-Displays. Wir sind sehr dicht an den Bedürfnissen der modernen Arbeitswelt und beobachten neueste Techniken im Hinblick darauf, was sie für die Visualisierung tun können – Gestensteuerung etwa oder innovative LED-Techniken. Die Zukunft ist zum Greifen nah: mit der Virtual Reality-Brille an einem Meeting tausende Kilometer entfernt teilzunehmen, ist heute möglich. Für die nächste Generation könnte die Grenze von der Realität zur Virtual Reality und dem Internet zunehmend verschwinden. Dann sind entsprechende Visualisierungslösungen gefragt.

Welche Neuheiten präsentierten Sie auf der Paperworld?
Großes Interesses fand die Legamaster ‚Space up‘-Serie, bestehend aus rahmenlosen Schreibflächen, die beliebig vergrößert werden können. Damit lassen sich ganze Wände in ein Whiteboard verwandeln. Außerdem stellten wir magnetische Folien vor, mit denen man praktisch jede Oberfläche, auch Türen und Schränke, zur XL-Schreibfläche machen kann. Im Brainstorming und für komplexe Zusammenhänge wird oft mehr Platz gewünscht, als das herkömmliche Schreibflächen bieten können. Das war das Ergebnis einer Studie und für uns der finale Impuls, das passende Produkt zu entwickeln.

Herzlichen Dank für das Interview!

Weitere spannende Fakten, Zusammenhänge und Hintergründe erfahren Sie in der Broschüre „Büro der Zukunft – Flexibilität“, welche im Rahmen des Innovationsareals auf der Paperworld veröffentlicht wurde.

Ausstellernachweis

Mehr Informationen über Legamaster

Dennis Kopaß, Senior Marketing Manager bei Legamaster

Das Unternehmen Legamaster, ein Marktführer der visuellen Kommunikation, sitzt unter dem Dach der Traditionsmarke Edding. Forschung und eigene Studien werden genutzt, um die analogen wie digitalen Kommunikationsprodukte und -lösungen optimal für das Office 4.0 aufzustellen.